Met een Gouden Oor audit wordt de kwaliteit van het feedbackmanagement gecheckt op alle organisatie- en resultaatgebieden zoals beschreven in de Gouden Oor Standaard. De route naar erkenning kent in principe twee vormen:
De organisatie analyseert – in samenwerking met een geaccrediteerde auditor – waar de organisatie staat op het gebied van feedbackmanagement. De audit bestaat uit een intake, document-screening, interviews met betrokkenen en een onderzoek onder klanten. De vijf organisatiegebieden uit de Standaard vormen het kader. Op basis hiervan wordt gerapporteerd over de feitelijke situatie en over de ontwikkelingspunten. Een score van tenminste 20 punten op basis van de Standaard levert de organisatie de status Gouden Oor Gecommitteerd op. Deze status wordt verleend voor een periode van 18 maanden. Bij een score van tenminste 30 punten wordt de Gouden Oor Erkenning 1 ster verleend. Dit certificaat wordt verleend voor een periode van 3 jaar.
Een volledige doorlichting op de vijf organisatiegebieden en op de vier resultaatgebieden. De resultaten van de audit worden beoordeeld aan de hand van de erkenningscriteria. Bij een score van tenminste 50 punten (van de 100) wordt de Gouden Oor Erkenning 2 sterren verleend, bij een score van tenminste 70 punten de Gouden Oor Erkenning 3 sterren, bij een score van 80 punten Gouden Oor Erkenning 4 sterren en bij een score van 90 punten of meer Gouden Oor Erkenning 5 sterren. Deze certificaten worden ook weer verleend voor een periode van 3 jaar.
Een Gouden Oor Erkenning belooft een actieve, open houding van de gehele organisatie ten aanzien van de stem van de klant. Bij alle klantbeslissingen wordt het belang van de klant gewogen vanuit een hoge mate van gevoeligheid voor hun behoeften, wensen en verwachtingen. Feedback van klanten vormt stelselmatig het startpunt om te verbeteren, waardoor luisteren naar klanten zoveel mogelijk leren van en met klanten wordt.
De Gouden Oor Erkenning bereiken, betekent nog niet automatisch behouden van die erkenning. Voortdurend moet voeling worden gehouden met de kwaliteit van de prestaties en met veranderende klantwensen. Daarom vinden er in overleg met de certificerende instelling jaarlijks reviews plaats.
Drie jaar na de verwerving van de Gouden Oor Erkenning volgt een nieuwe audit. Dan moet de organisatie aantonen dat het nog steeds aan de criteria voldoet.
